Hur en lättviktig användning av Earned Value Management hjälper dig som projektledare

Denna artikel beskriver en enkel användning av Earned Value Management som gör det möjligt att identifiera och kommunicera problem i projekt vid ett tidigt skede utan att lasta projektledaren med merjobb.

Jag antar att läsaren har en grundläggande förkunskap om Earned Value Management (EVM). En bra introduktion finns t.ex. på Wikpedia eller i detalj på FMV.

1. Bakgrund

Earned Value Management har funnits sedan en lång tid och används i olika utsträckning i ett antal projekt. Många projektledare drar sig från denna metod eftersom den känns svårt. Ett argument som regelbundet dyker upp är att den ’inte är vetenskaplig’ och att den tvingar fram en kvantifiering som inte är kopplad till det skapade mervärdet. Därför använder sig många projektledare av de invanda metoder som kostnadsuppföljning och planerad versus faktiskt leveransdatum av artifakter.

En konsekvens av detta är att projektledaren, beställaren och styrgruppen saknar en väsentlig del av information som mycket lätt kan tillföras.

2. Exempel med enbart kostnadsuppföljning

Låt oss titta på ett hypotetiskt projekt.

För enklare förklaring antar jag att vi har ett projekt som består av 10 artifakter som alla tas fram i ett enkelt arbetssteg. Detta ger oss en mycket enkel WBS. Utöver det planerar vi arbetet i veckor, projektet antas löpa under tio veckor och vi jobbar enbart med kostnader, oberoende om detta nu är timmar, kronor eller något annat. Ett enkelt exempel på projektplanen finns här nedanför. Inga konstigheter.

Om vi nu tar exempelet och ser på projektet i vecka 7, då ser det ju riktigt bra ut, eller hur? Hur mycket tid ska styrgruppen och projektledaren spendera på att se om det är bra eller dåligt? Med tio rader kan man efter lite sökande hitta att det finns problem. De flesta projekt har dock många fler än tio workitems. Vanligtvis vill man se risken och progressen snabbt. Därför är det ofta kostnadsuppföljningen man fokuserar på. Ibland kombinerat med en egen uppskattning om progressen från utvecklarna själva. Om vi tittar på kostnadsuppföljningen i det här fallet, så ser det bra ut.

Men den läsaren som har kollat in siffrorna noga har säkert sett några risker eller förseningar. Hur kan vi nu göra detta mer genomskådlig och förståeligt? Kan projektledaren vara nöjd? Finns det risker?

3. Lättviktig användning av Earned Value Management

Det är tyvärr alltför många projekt och styrgrupper som leds med denna brist på lättföståelig information. Projektet i exemplet är inte så bra som det ser ut. Om vi använder oss av ett litet knep från EVM utan att lägga mer arbete på projektledaren, så blir det uppenbart.

Om vi läggar till den mest basala Earned Value Management ansats i projektuppföljningen, så kan vi gör livet lätt för oss. Problemet vi har just nu är att vi visualiserar vår performance enbart enligt huvudfrågan: Spenderar vi pengarna enligt plan? Det vi missar, är frågor om vi levererar enligt plan och den estimerade slutkostnaden.

3.1 Antaganden

Om vi lägger till EMV plus 20/80-regel med antagandet att

1. Det intjänade värdet av en artifakt är lika med den planerade kostnaden – inte den faktiska kostnaden
2. 20% av värdet blir intjänad när vi startar jobbet med en artifakt
3. 80% av värdet blir intjänad när vi avslutar jobbet med en artifakt

Så har vi allt vi behöver. Vi vet redan när jobbet på artifakterna påbörjades och när de levererades, samtidigt som vi vet hur mycket jobb som var planerad för dem.

3.2 Nyckeltal

Låt oss titta på de nyckeltal vi kommer att samla in och hur komplicerad det är att få dem på plats:

• Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS) – Budgeteringsinformationen som på rent svenska betyder: Hur ser din budget ut? Hur mycket kostnad hade du planerad in för vilken vecka? Denna information borde finnas tillgänglig hos de flesta professionella projekt.
• Actual Cost of Work Performed (ACWP) – Kostnadsinformation som varje projektledare bör följa upp. Med andra ord: Hur mycket av din budget har du spenderad under varje vecka? Även denna information följs upp i de flesta projekten.
• Budgeted Cost Of Work Performed (BCWP) – Vad skulle jobbet som har genomförts ha kostat enligt budget? Den blir lite svårare och följs intressant nog inte upp i alla projekt. För att kunna göra det krävs en nedbrytning av budgeten på hanterbara arbetsenheter, artifakter eller workitems.

Med dessa tre nyckeltal kan vi nu räkna fram två intressanta värden som hjälper oss skapa kvalificerade antaganden om framtiden för denna projekt.

• Cost Performance Indicator (CPI): CPI = BCWP / ACWP, vilket betyder att den mäter hur väl vår budgeterad kostnad matchar den faktiska kostanden. En CPI > 1 betyder att vi har budgeterad mer än det faktiskt kostade, vilket bland annat kan tyda på problem i planeringen, en buffer i budgeteringen eller resursproblem. En CPI < 1 betyder att vi spenderar mer pengar än vi hade planerad, vilket bland annat kan tyda på problem i planeringen, ökad komplexitet och mycket annat.
• Estimate at Completion (EAC): EAC=(BAC-BCWS)/CPI+ACWP, där BAC är den budgeterade slutkostnaden. EAC är en projektion som kopplar den kända noggrannheten i vår planering med slutkostnaden utifrån antagandet att vi fortsätter med samma effekt. Utifrån detta räknar man då fram hur slutkostnaden sannolikt kommer se ut.

3.3 Resulterande information

Med detta kan man mycket enkel räkna fram Planned Value och Earned Value. Kurvorna för PV / EV här bredvid visar rätt tydligt att vi har en tidsförskjutning på c:a en vecka mot plan. Detta syns redan i vecka 3 och kan mycket lätt identifierads med bara ett ögonkast.

En bonus som vi får när vi använder detta arbetssätt, är att EVM innehåller våra Performace Indicators om vi utgår ifrån att vi kommer jobba ungefär lika bra i framtiden som vi gjorde hittills, så kan vi lätt beräkna en projicerad ungefärlig slutkostnad baserad på vår nuvarande performance. Nedanförsyns en version nu i vecka 7 och bredvid den hur det hade sett ut med data enbart fram till vecka 3

 

Som man kan se finns det redan här en tydlig indikation av en varians och en rätt bra prognos under den närmaste framtiden.

4. EVM i verkligheten

Låt oss titta på data från ett verkligt projekt. Projektet i fråga bestod utav 10 delprojekt och hade på högsta WBS nivå ungefär 240 workitems. Tittar man enbart på tabellerna är det näst intill omöjlig att hitta relevant information. Använder man sig dock av den ovan nämnda versionen av EVM, så kommer man fram till följande kurva för de sista 10 månader. Fram till den nionde månaden konvergerar EAC för nästa månad runt ACWP. I slutet gjorde vi ett ryck och försökta avsluta så mycket som möjligt, så CPI blir bättre än veckorna innan, varför EAC per månad pekar på mer positiv än möjligt i just sista månaden. Om man tittar på den slutgiltiga EAC, så syns redan 7 månader innan avslut, att vi har problem och inte kommer leverera allting om vi fortsätter i samma takt.

5. Sammanfattning

I många projekt finns en stor mängd data tillgänglig för projektledaren och styrgruppen. Ett återkommande problem är dock visualiseringen, tidiga varningar och lättförståelig statusrapportering. Earned Value Management kan tillföra dessa utan att bli svårhanterlig om man applicerar den på ett lättviktigt sätt med 20/80 regeln och antagandet att EV är det samma som den Budgeterade Kostnaden.

Ibland får jag frågan om vad som är det bästa man kan göra för att få till en förändring. Denna fråga har för det mesta en av två motivationer: antingen vill en kund veta hur jag kan genomföra hans förändring eller hur han som chef kan genomföra en förändring hos sin personal.

Svaret är enkelt: hjälp till självhjälp. Det är inifrån förståelsen för vad som krävs i förändringen och hur detta ska genomföras måste komma. Man måste själv äga förändringen.

Många människor pratar mycket om mål, målsättning och måluppfyllning. Enligt min förståelse räcker det dock inte med att sätta mål. Man måste jobba med sina mål och se över dem regelbundet:

• Är de fortfarande aktuella?
• Är de fortfarande realistiska?
• Har min motivation och inriktning ändrats?
• Har omvärlden förändrats?

… är viktiga frågor i det sammanhanget. Dessutom måste man ta sig tid varje dag för att bryta ner sina mål:

Många personer jag pratar med - inklusive jag själv - klagar ibland på att de lider under för mycket perfektionism. Det är förstås bra att vilja göra ett bra jobb, lämna ett gott intryck eller få mycket beröm från kollegorna, vänner, gäster eller andra. Dock går det lite till överdrift för många. Bland de jag känner verkar detta även någonting som besvärar tjejer oftare än killar.

Om du känner att du vill vara för perfekt ibland - eller ofta - så finns det en liten visualiseringsövning som kan hjälpa dig. Jag har använt den och föreslagit den till andra tidigare - den funkar för vissa och andra är inte bekväm med den, så avgör själv om den är något för dig.